Ви пам’ятаєте відчуття, коли не могли знайти останні версії реферату, а пам’ять на пристроях вже мала червоний індикатор, або операційна система «злетіла» за день до захисту курсової? В статті зібрані деякі поради з власного досвіду, як правильно працювати з інформацією та документами, щоб не потрапити у халепу.
Статті, звіти, записки до курсових — купа документації, якою студент заповнює майже усю комп’ютерну пам’ять. Може студентські роки — це дійсно той час, в якому призначено навчитись працювати з великою кількістю документів?
Ми ж розуміємо, що очікує майбутніх програмістів, які створюють технічну документацію, чи Project Manager, які працюють з ранку до вечора з проєктною документацією, і так далі й тому подібне. Без сумніву, на кожному робочому місці потрібно гарно систематизувати та орієнтуватися в великій кількості інформації. Як?
Існує багато простих способів та алгоритмів дій, які значно спростять ваші можливі проблеми та «розкладуть» навчання та роботу «по полицях».
1. Структурування інформації.
Важливо створювати тематичні теки та заносити туди всі дані. Їх можна називати, відповідно до предметів, але так, щоб було зрозуміло саме вам.
Наприклад, якщо вам знадобиться цікавий матеріал з програмування через декілька років, то навряд чи ви будете пам’ятати, що назвали теку — ТПр. Краще назвати її зрозуміло — «Теорія програмування».
2. Створення резервних копій в хмарних середовищах.
Студентам та співробітникам ХНУРЕ виділяється власний Google акаунт. Вони можуть зберігати робочу інформацію на Google диску, який своєю чергою дозволяє синхронізацію з комп’ютером в режимі реального часу.
Якщо ви редагуєте, переносите чи видаляєте файл у хмарі, ці ж дії відбуваються з його копією на комп’ютері й інших пристроях (і навпаки).
Таким чином усі версії ваших файлів завжди будуть актуальні та доступні на будь-якому пристрої. До того ж Google диск має свій власний вебредактор та дозволяє спільно редагувати документи в режимі реального часу.
3. Зберігання даних в OneDrive.
OneDrive — ще один варіант хмарних рішень.
Але основна відмінність OneDrive полягає у тому, що він глибше інтегрований з продуктами Microsoft.
Проте кожен студент ХНУРЕ має унікальну можливість користуватися оновленими версіями популярних додатків Microsoft для роботи з інформацією. Серед цих інструментів:
- Word для текстових документів;
- Excel для електронних таблиць;
- PowerPoint для створення презентацій;
- Outlook для ефективного управління електронною поштою та календарем;
- OneNote для організації нотаток;
- Skype для бізнесу для комунікації та відео конференцій;
- Publisher для дизайну документів;
- Access для управління базами даних.
В усіх цих додатках вбудована опція зберігання даних в OneDrive.
4. Варто зробити паперову копію особових, освітніх, фінансових та інших основних документів.
Звичайно, зараз ми можемо тільки пам’ятати про паперові документи, та пригадувати про них, заходячи в кабінет до лікаря, за якоюсь важливою довідкою з лікарні. Але на власному досвіді можу сказати, що потрібно робити скан-копії та друк необхідних документів, тому що комп’ютер може «полетіти», а пам’ять на Google Диску обмежена.
А ще кращім варіантом буде посортувати ці документи по «фізичним» текам та виділити для них поличку в книжній шафі.
5. Регулярно очищуйте пам’ять на комп’ютері та у хмарному середовищі.
Якщо цього вчасно не зробити — файли будуть накопичуватись і вже, через декілька місяців вам буде дуже важко знайти потрібні документи. До того ж прийдеться вирішувати як сортувати, що видаляти, і куди переміщати файли. Не завжди легко знайти декілька днів для того, щоб поглибитися в «цифрове прибирання».
Тож, витратьте декілька годин на тиждень і скажіть собі «дякую» в майбутньому.
6. Додавайте до назви файлу «lastversion».
Мабуть, у вас не раз виникала ситуація, коли ви «губили» останню версію курсової чи дипломної роботи. Начебто, ви зберегли останні правки, але відкриваєте — і розумієте, що ви це писали тиждень тому. Або в каталозі знаходиться безліч дублікатів одного й того ж самого файлу, і ви не знаєте, який відправляти керівнику на перевірку. Тож, проста порада, перейменовуйте файли.
Це дозволить правильно ідентифікувати останню версію документа.
До речі, у Word існує система контролю версій, яка дозволяє переглянути усі версії, зберегти потрібну та помітити останню.
7. Зберігайте важливі дані на зовнішніх носіях – флешках, або жорстких дисків чи SSD..
Ви можете втратити доступ до хмарних сервісів або ваш акаунт заблокують. А ця запобіжна міра дозволить додатково надати безпеку та доступність вашої інформації. Тим паче їх легко переносити та використовувати на різних пристроях.
Організація власного інформаційного простору приводить до порядку у справах, а згодом і у житті. Це дуже кропітка, але важлива робота, якій необхідно виділяти час кожен день.
Ви можете скористатися цими правилами або придумувати свої, щоб згодом побачити, що ви стаєте більш організованими та продуктивними, і як в кращу сторону змінюється ваше життя.
Натхнення у навчанні та роботі!
Кириченко Ірина
